Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit

Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 S. 2 DSGVO bei Drittanbieterschnittstellen des eLogbuchs (eLogbuch/WDoku)

Grund für die gemeinsame Verantwortlichkeit:

Zwischen den Verantwortlichen besteht eine Kooperationspartnerschaft für eine Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem bundeseinheitlichen elektronischen Logbuch der (Landes-)Ärztekammern (eLogbuch). Die Bundesärztekammer betreibt teils im eigenen Namen teils im Namen der unten aufgelisteten (Landes-)Ärztekammern das bundeseinheitliche elektronische Logbuch, welches in Weiterbildung befindlichen Ärztinnen und Ärzten (WBA) ermöglicht, die Planung der Weiterbildung, die Dokumentation sowie die Bewertung von erreichtem Wissens- und Erfahrungszuwachs übersichtlich zu erfassen. Um die Erfassung für die Endnutzer zu vereinfachen, betreiben die für die Datenverarbeitung im eLogbuch Verantwortlichen, namentlich die Bundesärztekammer und die aufgelisteten (Landes-)Ärztekammern , gemeinsam mit der WDoku Marketing GmbH ein Application Programming Interface/eine Programmierschnittstelle (API) mittels derer die WBA über eine von der WDoku Marketing GmbH erstellte Software (WDoku) Informationen (Kompetenzen und Richtzahlen) für das eLogbuch bereitstellen können. Da es im Rahmen der Zusammenarbeit notwendig ist, dass personenbezogene Daten übermittelt und verarbeitet werden und die o.g. Parteien hierbei gemeinsam die Mittel und Zwecke der Verarbeitung festlegen, sind sie bezüglich der nachfolgend beschriebenen Prozesse gemeinsam für den Schutz der personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Kooperation verantwortlich. Dementsprechend haben sie eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 1 S. 2 DSGVO getroffen. Nachfolgend werden die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung dargestellt.

Gemeinsam Verantwortliche

Verantwortliche Webanwendung eLogbuch:
Bundesärztekammer Herbert-Lewin-Platz 1, 10623 Berlin

Landesärztekammer Baden-Württemberg Jahnstraße 40, 70597 Stuttgart

Landesärztekammer Brandenburg Pappelallee 5, 14469 Potsdam

Ärztekammer Bremen Schwachhauser Heerstraße 30, 28209 Bremen

Ärztekammer Hamburg Weidestr. 122 b, 22083 Hamburg

Landesärztekammer Hessen Hanauer Landstraße 152, 60314 Frankfurt

Ärztekammer Niedersachsen Berliner Allee 20, 30175 Hannover

Ärztekammer Nordrhein Tersteegenstr. 9, 40474 Düsseldorf

Landesärztekammer Rheinland-Pfalz Deutschhausplatz 3, 55116 Mainz

Ärztekammer Schleswig-Holstein Bismarckallee 8 – 12, 23795 Bad Segeberg

Landesärztekammer Thüringen Im Semmicht 33, 07751 Jena

Ärztekammer Westfalen-Lippe Gartenstraße 210 – 214, 48147 Münster

Verantwortlicher WDoku:

WDoku Marketing GmbH Dr. Alfred-Neff-Straße 15, 75015 Bretten

Prozessablauf bei der Verarbeitung von Daten

Die Verantwortlichen haben wie von der DSGVO vorgesehen vereinbart, wer von ihnen welche Pflichten nach der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen gemäß Kapitel 3 der DSGVO und die Erfüllung der Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO.

Prozessabschnitt 1:

WDoku ist eine digitale Informationsplattform für die Weiterbildung. In der Anwendung werden die in der Klinik erbrachten Leistungen vom Klinik-Informations-System importiert und automatisch den Weiterbildungsinhalten zugewiesen, sodass die manuelle Zählung durch den WBA entfällt. Die Applikation ermöglicht so die kontinuierliche Dokumentation der absolvierten Weiterbildungsinhalte außerhalb der Webanwendung eLogbuch. Neben den notwendigen Angaben zu seiner Person können daher Daten über den Verlauf seiner Weiterbildung und insbesondere Zeitpunkte und Kommentare zu erlangten Weiterbildungsinhalten erfasst werden.

Prozessabschnitt 2:

Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit werden mit Zustimmung des jeweiligen/der jeweiligen WBA personenbezogene Daten (erforderliche Weiterbildungsinhalte) über die API aus der Software WDoku in die Webanwendung eLogbuch übermittelt. Zum Nachweis der Weiterbildungsinhalte nicht erforderliche Daten, werden nicht aus WDoku in das eLogbuch übermittelt. Der gemeinsame Zweck bezieht sich somit auf einen Datenaustausch zwischen WDoku und eLogbuch, welcher dem Endnutzer die gleichzeitige Nutzung erleichtert und so auch einen Mehrwert für beide IT-Systeme mit sich bringt.

Prozessabschnitt 3:

Zweck des eLogbuchs ist das Führen des elektronischen Logbuchs für die Weiterbildung. Dieses dient der kontinuierlichen Dokumentation der absolvierten Weiterbildungsinhalte durch den Weiterzubildenden (WBA). Das jeweilige Logbuch enthält die in den Abschnitten B bzw. C der Weiterbildungsordnungen geregelten Weiterbildungsinhalte sowie Richtzahlen. Die Darstellung erfolgt nach Maßgabe der Anlage zur Weiterbildungsordnung (vgl. § 2a Abs. 7, § 8 Abs. 1 MWBO). In der Webanwendung (eLogbuch) werden die Weiterbildungsinhalte zum Nachweis des erreichten Weiterbildungsstandes durch den Weiterbildungsbefugten (WBB) bestätigt. Der Prozessabschnitt umfasst den Abruf der personenbezogenen Daten mittels der API und das Einpflegen dieser sowie deren Speicherung, Verwaltung und Zugänglichmachung in der Webanwendung eLogbuch. Die Verarbeitungsprozesse reichen dabei von der jeweiligen Kontoverwaltung, Registrierung und der Kontoerstellung, der Kontofreischaltung (Token Erstellung für die Drittanbieter) sowie der Anlegung eines Kammerwechsels bis hin zur Kontolöschung und der Prüfung des fertiggestellten Logbuches durch die Landesärztekammer (Prüfung der eingereichten elektronischen Dokumente).

Pflichten nach der DS-GVO

Der jeweilige Verantwortliche stellt den Betroffenen die gem. Art. 13 und 14 DSGVO erforderlichen Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form und in einer klaren und einfachen Sprache unentgeltlich zur Verfügung. Dabei erstrecken sich die Informationspflichten der Parteien auf die jeweiligen Prozessabschnitte. Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit informieren demnach
• die WDoku Marketing GmbH die Nutzer von WDoku über die Verarbeitungen im Prozessabschnitt 1 sowie über die Datenübermittlung, wobei sie zur Übermittlung auf die Information der Bundesärztekammer und der Landesärztekammern verweisen kann, und
• die Bundesärztekammer und die oben aufgeführten (Landes-)Ärztekammern die Nutzer des eLogbuchs über die Verarbeitungen in den Prozessabschnitten 2 und 3.
Entsprechendes gilt für die Erfüllung der Betroffenenrechte nach Art. 15-22 DSGVO. Die Bundesärztekammer und die Landesärztekammern sind also für die Gewährung von Betroffenenrechten zuständig, die sich auf Datenverarbeitungen im eLogbuch beziehen. Die WDoku Marketing GmbH ist für die Gewährleistung von Betroffenenrechten im Zusammenhang mit von ihr eingesetzten IT-Systemen zuständig.
Unbeschadet dessen können die Betroffenenrechte gegenüber jeder Partei geltend gemacht werden. In diesem Fall leitet die angefragte Partei das Ersuchen unverzüglich an die für den jeweiligen Prozessabschnitt zuständige Stelle weiter.
Die Parteien informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachte Rechtspositionen, insbesondere wegen Auskunft, Berichtigung oder Löschung von personenbezogenen Daten der Betroffenen. Die Parteien sind verpflichtet, sich gegenseitig die aus ihrem jeweiligen Wirkbereich stammenden Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen, die für die Erfüllung der Betroffenenrechte erforderlich sind.
Entsprechend der vertraglichen Vereinbarung sind die Verantwortlichen verpflichtet, gemäß Art. 32 DSGVO mithilfe von geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen ein angemessenes Schutzniveau für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten.
Für Haftungsansprüche der Betroffenen sind keine abweichenden Vereinbarungen getroffen, es gelten die Vorschriften nach Art. 82 DSGVO.